Terjemahan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja – Persyaratan OHSAS 18001 : 1999

Occupational Health and Safety

Management System – Specification

Sistem Manajemen Kesehatan dan

Keselamatan Kerja – Persyaratan

OHSAS 18001 : 1999

1.        Ruang Lingkup

Seri persyaratan penilaian Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OHSAS) ini menyatakan persyaratan sistem manajemen Kesehatan Dan Keselamatan Kerja (K3), agar organisasi mampu mengendalikan resiko-resiko K3 dan meningkatkan kinerjanya. Secara spesifik persyaratan ini tidak menyatakan kriteria kinerja ataupun memberikan persyaratan secara lengkap dalam merancang sistem manajemen.

Persyaratan OHSAS ini dapat diaplikasikan kepada organisasi yang berniat untuk:

a)        membuat suatu sistem manajemen K3 untuk menghilangkan atau meminimalkan resiko kepada karyawan dan pihak-pihak terkait lain yang mungkin ditimbulkan oleh resiko K3 yang terkait dengan aktivitas kerja organisasi;

b)        menerapkan, memelihara dan secara berkelanjutan meningkatkan Sistem Manajemen K3;

c)        menentukan persyaratan tersebut sesuai dengan kebijakan K3 yang ditetapkan;

d)        memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan lain;

e)        mendapatkan sertifikasi/ registrasi atas sistem manajemen K3 oleh organisasi eksternal; atau

f)         menentukan sendiri ketentuan dan deklarasi kesesuaian dengan persyaratan OHSAS

Semua persyaratan OHSAS ini dimaksudkan agar dapat digabungkan dengan Sistem Manajemen K3. Luasnya aplikasi  akan tergantung pada faktor-faktor seperti kebijakan K3 organisasi, sifat dari aktivitas tersebut dan resiko-resiko serta kompleksitas dari operasi-operasinya.

Persyaratan OHSAS ini ditujukan untuk aspek kesehatan dan keselamatan kerja daripada keselamatan produk jasa.

2.        Referensi Publikasi

Publikasi lain yang menyediakan informasi atau pedoman tertera pada daftar publikasi. Sebaiknya bahwa publikasi edisi terakhir yang digunakan. Khususnya, referensi yang digunakan:

§   OHSAS 18002:1999, Pedoman penerapan OHSAS 180001.

§   BS 8800:1996, Pedoman sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.

3.        Istilah dan Definisi

Untuk keperluan persyaratan OHSAS ini, istilah-istilah dan definisi berikut yang digunakan.

3.1.       Kecelakaan

Kejadian yang tidak diinginkan yang mengakibatkan kematian, sakit, luka, rusak atau kecelakaan lainnya.

3.2.       Audit

Suatu penilaian sitematis untuk menentukan apakah aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi.

3.3.       Peningkatan Berkelanjutan

Proses peningkatan sistem manjemen K3, untuk mencapai peningkatan-peningkatan kinerja kesehatan dan keselamatan kerja secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan K3

Catatan – Proses tidak perlu ditetapkan di seluruh area aktivitas secara serentak

3.4.       Bahaya

Sumber atau situasi yang berpotensi mencelakakan manusia atau sakit, kerusakan properti kerusakan lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya.

3.5.       Identifikasi bahaya

Proses untuk mengetahui adanya suatu bahaya (lihat 3.4) dan menentukan karakteristiknya.

3.6.       Insiden

Kejadian yang timbul menjadi kecelakaan atau mempunyai potensi menjadi kecelakaan.

Catatan – Suatu kecelakaan dimana tidak terjdi sakit, luka, rusak, atau kecelakaan lain yang terjadi juga disebut sebagai “nyaris terjadi”.

istilah “insiden” termasuk “nyaris terjadi”.

  

3.7.       Pihak-pihak terkait

Individu atau kelompok yang mempunyai perhatian atau mempengaruhi kinerja K3 Organisasi.

3.8.       Ketidak-sesuaian

Suatu penyimpangan dari standar kerja, praktek, prosedur, regulasi, item kinerja manajemen, dll. Yang dapat secara langsung maupun tidak langsung mengarah terjadinya kecelakaan atau sakit, kerusakan properti, kerusakan lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya.

3.9.       Tujuan

Sasaran, dalam hal kinerja K3, yang ditetapkan Organisasi untuk dicapai.

Catatan – Tujuan harus dikuantifikasikan bila dimungkinkan.

3.10.   Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Kondisi dan faktor-faktor yang berdampak pada kesehatan karyawan, pekerja kontrak, personal komputer, tamu dan orang lain di tempat kerja.

3.11.   Sistem Manajemen K3

Sebagian dari sistem manajemen keseluruhan yang memudahkan pengelolaan resiko K3 yang terkait dengan kegiatan bisnis Organisasi. Hal ini termasuk struktur organisasi, perencanaan kerja, tanggung jawab, praktek, prosedur, proses, tinjauan, dan pemeliharaan kebijakan K3 organisasi.

3.12.   Organisasi

Perusahaan, Operasi, Firma, kelompok usaha, institusi atau asosiasi, atau bagian, baik kelompok atau tidak, publik atau pribadi, yang memiliki fungsi dan administrasi sendiri.

Catatan – Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit operasi, dengan suatu operasi tunggal mungkin disebut organisasi.

3.13.   Kinerja

Hasil yang terukur dari sistem manajemen K3, yang terkait dengan pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja organisasi, berdasarkan kebijakan dan tujuan K3 organisasi.

3.14.   Resiko

Kombinasi dari kemungkinan dan konsekuensi terjadinya kejadian berbahaya yang terpersyaratan.

3.15.   Penilaian Resiko

Proses perkiraan besarnya resiko secara keseluruhan dan menentukan apakah resiko dapat ditolerir atau tidak.

3.16.   Keselamatan

Bebas dari resiko kecelakaan yang tidak dapt diterima (pedoman 2 ISO/IEC).

3.17.   Resiko yang Dapat Ditolerir

Resiko yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang mampu dipikul oleh organisasi yang berkenaan dengan peraturan hukum dan kebijakan K3 organisasi itu sendiri.

4.1.  General Requirement

The organization shall establish, document, implement, maintain and continually improve an OH&S management system in accordance with the requirements of this OHSAS standard and determine how it will fulfil these requirements. The organization shall define and document the scope of its OH&S management system.

4.1.  Persyaratan umum

Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, melaksanakan, memelihara, dan  mengembangkan  secara berkelanjutan Sistem Manajemen K3 sesuai dengan persyaratan dalam Standar K3 ini dan menentukan bagaimana bagaimana memenuhi syarat-syarat tersebut. Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan Ruang Lingkup dari Sistem Manajemen K3 ini.

4.2.  OH&S Policy

Top management shall define and authorise the organization's OH&S policy and ensure that within the defined scope of its OH&S management system it:

a)        is appropriate to the nature and scale of the organization’s OH&S risks;

b)        includes a commitment to prevention of injury and ill health and continual improvement in OH&S management and OH&S performance

c)        includes a commitment to at least comply with applicable legal requirements and with other requirements to which the organization subscribes that relate to its OH&S hazards

d)        provides the framework for setting and reviewing OH&S objectives,

e)        is documented, implemented and maintained;

f)         is communicated to all persons working under the control of the organization with the intent that they are made aware of their individual OH&S obligations;

g)        is available to interested parties; and

h)        is reviewed periodically to ensure that it remains relevant and appropriate to the organization.

4.2.  Kebijakan K3

Dewan direksi harus menetapkan dan mengesahkan Kebijakan K3 organisasi dan memastikan kebijakan yang ditetapkan didalam lingkup K3 manajemen sistem ini :

a)        sesuai dengan sifat dan skala organisasi resiko k3;

b)        mencakup komitmen untuk pencegahan kecelakaan dan sakit dan perbaikan secara kontinu pada manajemen k3 dan performa k3;

c)        mencakup komitmen paling tidak minimal sesuai dengan hukum yang berlaku dan persyaratan lainnya dimana organisasi tergabung yang berhubungan dengan k3;

d)        menyediakan kerangka untuk menetapkan dan meninjau tujuan k3;

e)        didokumentasikan, dilaksanakan dan dikelola;

f)         yang dikomunikasikan kepada semua orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi dengan maksud bahwa mereka diberi tahu tentang masing-masing kewajiban K3.

g)        tersedia untuk pihak-pihak; dan

h)        ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa hal itu tetap relevan dan sesuai dengan organisasi.

4.4.1.      Planning for hazard identification, risk assessment and risk control

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for the ongoing hazard identification, risk assessment, and determination of necessary controls. The procedure(s) for hazard identification and risk assessment shall take into account:

a)        routine and non-routine activités;

b)        activities of all persons having access to the workplace (including contractors and visitors);

c)        human behaviour, capabilities and other human factors;

d)        identified hazards originating outside the workplace capable of adversely affecting the health and safety of persons under the control of the organization within the workplace

e)        hazards created in the vicinity of the workplace by work-related activities under the control of the organization;

f)         Note It may be more appropriate for such hazards to be assessed as an environmental aspect.

g)        infrastructure, equipment and materials at the workplace, whether provided by the organization or others;

h)        changes or proposed changes in the organization, its activities, or materials;

i)          modifications to the OH&S management system, including temporary changes, and their impacts on operations, processes, and activities.

j)          any applicable legal obligations relating to risk assessment and implementation of necessary controls (see also the Note to 3.12)

k)        the design of work areas, processes, installations, machinery/equipment, operating procedures and work organization, including their adaptation to human capabilities

The organization’s methodology for hazard identification and risk assessment shall:

a)        be defined with respect to its scope, nature and timing to ensure it is proactive rather than reactive; and

b)        provide for the identification, prioritization and documentation of risks; the application of controls, as appropriate.

For the management of change, the organization shall identify the OH&S hazards and OH&S risks associated with changes in the organization, the OH&S management system, or its activities, prior to the introduction of such changes.

The organization shall ensure that the results of these assessments are considered when determining controls.

When determining controls, or considering changes to existing controls, consideration shall be given to reducing the risks according to the following hierarchy:

a)        elimination

b)        substitution

c)        engineering controls

d)        signage/warnings and/or administrative controls

e)        personal protective equipment.

The organization shall document and keep the results of identification of hazards, risk assessments and determined controls up to date.

The organization shall ensure that the OH&S risks and determined controls are taken into account when establishing, implementing and maintaining its OH&S management system.

NOTE For further guidance on hazard identification, risk assessment and risk control, see OHSAS 18002.

4.3.1.      Perencanaan untuk identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendalian risiko

                                      

Organisasi akan membentuk, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk terus-menerus mengidentifikasi bahaya, risiko, dan penetapan kontrol yang diperlukan. Prosedur untuk mengidentifikasi bahaya dan penilaian resiko harus mempertimbangkan:

a)        aktivitas rutin dan tidak rutin;

b)        kegiatan semua orang memiliki akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan pengunjung);

c)        tingkah laku manusia, kemampuan manusia dan faktor lainnya;

d)        mengidentifikasi bahaya yang berasal dari luar tempat kerja yang mampu mempengaruhi kesehatan dan keselamatan orang di bawah kontrol organisasi di tempat kerja tersebut;

e)        bahaya dibuat di sekitar tempat kerja oleh pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan di bawah pengawasan organisasi;

f)         catatan Ini mungkin lebih tepat atas bahaya yang akan dinilai sebagai aspek lingkungan;

g)        infrastruktur, peralatan dan bahan-bahan di tempat kerja, apakah yang diberikan oleh organisasi atau orang lain;

h)        perubahan atau usulan perubahan dalam organisasi, kegiatannya, atau bahan-bahan;

i)          modifikasi ke sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada  operasi, proses, dan kegiatan;

j)          kewajiban hukum apapun yang berlaku yang berkaitan dengan risiko dan kontrol pelaksanaan yang diperlukan (lihat juga Catatan 3.12)

k)        desain tempat kerja, proses, instalasi, mesin/ peralatan, prosedur  operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi dengan kemampuan manusia

Metodologi Organisasi untuk mengidentifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:

a)        ditetapkan sehubungan dengan jangkauannya, alam dan waktu untuk memastikannya adalah proaktif daripada reaktif; dan

b)        disediakan untuk identifikasi, prioritas dan dokumentasi risiko; penerapan kontrol sebagaimana mestinya.

Untuk manajemen perubahan, organisasi harus mengidentifikasi bahaya K3 dan risiko K3 yang terkait dengan perubahan dalam organisasi, sistem manajemen K3, atau kegiatan, sebelum berlakunya perubahan tersebut.

Organisasi harus memastikan bahwa hasil penilaian tersebut dianggap ketika menentukan kontrol.

Ketika menentukan kontrol, atau mempertimbangkan perubahan kontrol yang ada, pertimbangan harus diberikan untuk mengurangi risiko menurut hirarki berikut:

a)        penghapusan

b)        penggantian

c)        kontrol teknik

d)        signage/ peringatan dan/ atau kontrol administratif

e)        peralatan perlindungan pribadi.

Organisasi akan menjaga dokumen dan hasil identifikasi bahaya, penilaian risiko dan menentukan kontrol terbaru.

Organisasi akan memastikan bahwa resiko K3 dan penentuan kontrol diambil pada saat membangun, melaksanakan dan memelihara Manajemen Sistem K3

CATATAN : Untuk petunjuk lebih lanjut mengenai identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendalian risiko, lihat OHSAS 18002.

4.4.2.      Legal and other requirements

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for identifying and accessing the legal and other OH&S requirements that are applicable to it.

The organization shall ensure that these applicable legal requirements and other requirements to which the organization subscribes are taken into account in establishing, implementing and maintaining its OH&S management system.

The organization shall keep this information up-to-date. It shall communicate relevant information on legal and other requirements to persons working under the control of the organization, and other relevant interested parties.

4.3.2.      Hukum dan persyaratan Lain

Organisasi akan membentuk, melaksanakan, dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses hukum dan persyaratan K3 lainnya yang berlaku untuk itu.
Organisasi harus memastikan bahwa hukum yang berlaku dan persyaratan lainnya dimana organisasi tergabung dibawa ke rekening dalam membangun, melaksanakan dan memelihara manajemen sistem K3.
Organisasi ini akan menjaga informasi terbaru. Ia akan berkomunikasi informasi yang relevan pada hukum dan persyaratan lain untuk orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi, dan pihak-pihak lain yang terkait.

4.4.3.     Objectives and programme(s)

The organization shall establish, implement and maintain documented OH&S objectives, at relevant functions and levels within the organization.

The objectives shall be measurable, where practicable, and consistent with the OH&S policy, including the commitments to the prevention of injury and ill health, to compliance with applicable legal requirements and with other requirements to which the organization subscribes, and to continual improvement.

When establishing and reviewing its objectives, an organization shall take into account the legal requirements and other requirements to which the organization subscribes, and its OH&S risks. It shall also consider its technological options, its financial, operational and business requirements, and the views of relevant interested parties.

The organization shall establish, implement and maintain a programme(s) for achieving its objectives. Programme(s) shall include as a minimum

a)        designation of responsibility and authority for achieving objectives at relevant functions and levels of the organization, and

b)        the means and time-frame by which the objectives are to be achieved.

The programme(s) shall be reviewed at regular and planned intervals, and adjusted as necessary, to ensure that the objectives are achieved.

4.3.3.      Tujuan dan program

Organisasi harus membuat, menerapkan, dan memelihara dokumentasi tujuan K3, pada fungsi yang relevan dan tingkatan dalam organisasi.

Tujuan harus terukur, dimana dilaksanakan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk pencegahan kecelakaan dan sakit, untuk menyesesuaikan dengan hukum yang berlaku dan persyaratan lainnya dimana organisasi tergabung, dan terus ditingkatkan.

Ketika membuat dan memeriksa tujuan, suatu organisasi harus mempertimbangkan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya dimana organisasi tergabung, dan risiko K3. Organisasi  juga harus mempertimbangkan teknologi alternatif, keuangan, operasional dan persyaratan bisnis, dan pandangan dari pihak-pihak terkait.

Organisasi akan membuat, melaksanakan, dan memelihara program untuk mencapai tujuan. Program harus meliputi minimum:

a)        penunjukan tanggung jawab dan kewenangan untuk mencapai tujuan dan fungsi yang relevan di tingkat organisasi, dan

b)        sarana dan kerangka waktu untuk mencapai tujuan.

Program akan ditinjau secara berkala dan direncanakan secara interval, dan disesuaikan jika perlu untuk memastikan bahwa tujuan tercapai.

4.5.1.      Resources, roles, responsibility, accountability and authority

Top management shall take ultimate responsibility for OH&S and the OH&S management system.

Top management shall demonstrate its commitment by:

a)        ensuring the availability of resources essential to establish, implement, maintain and improve the OH&S management system.

NOTE 1 Resources include human resources and specialized skills,

b)        organizational infrastructure, technology and financial resources.

c)        defining roles, allocating responsibilities and accountabilities, and delegating authorities, to facilitate effective OH&S management; roles, responsibilities, accountabilities, and authorities shall be documented and communicated

The organization shall appoint a member(s) of top management with specific responsibility for OH&S, irrespective of other responsibilities, and with defined roles and authority for:

a)        ensuring that the OH&S management system is established, implemented and maintained in accordance with this OHSAS standard;

b)        ensuring that reports on the performance of the OH&S management system are presented to top management for review and used as a basis for improvement of the OH&S management system.

NOTE 2 The top management appointee (e.g. in a large organization, a Board or executive committee member) may delegate some of their duties to a subordinate management representative(s) while still retaining accountability.

The identity of the top management appointee shall be made available to all persons working under the control of the organization.

All those with management responsibility shall demonstrate their commitment to the continual improvement of OH&S performance.

The organization shall ensure that persons in the workplace take responsibility for aspects of OH&S over which they have control, including adherence to the organization’s applicable OH&S requirements.

4.4.1.      Sumber Daya, Peran, Tanggung Jawab, Akuntabilitas dan Otoritas

Dewan Direksi akan mengambil tanggung jawab penuh K3 dan manajemen sistem K3.
Dewan Direksi harus menunjukkan komitmennya dengan:

a)        menjamin ketersediaan sumber daya penting untuk membangun, melaksanakan, memelihara dan meningkatkan manajemen Sistem K3.
CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumber daya manusia dan keterampilan khusus.

b)        Infrastruktur organisasi, teknologi, dan sumber daya keuangan.

c)        mendefinisikan peran, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan mendelegasikan wewenang, untuk memfasilitasi secara efektif manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas, dan pihak yang  berwenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk salah satu anggota dari Dewan Direksi dengan tanggungjawab khusus untuk K3, terlepas dari tanggung jawab lainnya, dan ditetapkan dengan peran dan kewenangan untuk:

a)        memastikan bahwa Sistem Manajemen K3 dibuat, dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan standar OHSAS;

b)        memastikan bahwa laporan kinerja Sistem Manajemen K3 disajikan ke Dewan Direksi untuk diperiksa dan digunakan sebagai dasar untuk perbaikan pelaksanaan Manajemen Sistem K3.

CATATAN 2 Yang diangkat Dewan Direksi (misalnya dalam sebuah organisasi besar, Dewan atau anggota komite eksekutif) dapat melimpahkan beberapa tugas-tugas mereka ke perwakilan manajemen subordinat yang sementara masih tetap mempertahankan akuntabilitas.

Identitas Dewan Direksi yang diangkat akan tersedia untuk semua orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi.
Semua orang-orang dengan tanggung jawab manajemen harus menunjukkan komitmen mereka untuk terus memperbaiki performa K3.
Organisasi harus memastikan bahwa orang-orang di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek K3 atas mereka yang memiliki kontrol, termasuk kepatuhan organisasi terhadap persyaratan K3 yang berlaku.

4.5.2.      Competence, Training and Awareness

The organization shall ensure that any person(s) under its control performing tasks that may impact on OH&S is (are) competent on the basis of appropriate education, training or experience, and shall retain associated records.

The organization shall identify training needs associated with its OH&S risks and its OH&S management system. It shall provide training or take other action to meet these needs, evaluate the effectiveness of the training or action taken, and retain associated records.

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) to make persons working under its control aware of:

a)        the OH&S consequences, actual or potential, of their work activities, their behaviour, and the OH&S benefits of improved personal performance;

b)        their roles and responsibilities and importance in achieving conformity to the OH&S policy and procedures and to the requirements of the OH&S management system, including emergency preparedness and response requirements (see 4.4.7);

c)        the potential consequences of departure from specified procedures.

d)        Training procedures shall take into account differing levels of:

e)        responsibility, ability, language skills and literacy; and

f)         risk.

4.4.2.      Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran

Organisasi harus memastikan bahwa orang yang didalam kontrol(dipekerjakannya) untuk melakukan pekerjaan yang mungkin berdampak ato berhubungan dengan K3, adalah memiliki kompeten dalam edukasi dasar yang sesuai, latihan atau pengalaman, dan harus menyimpan catatan yang terkait.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang terkait dengan resiko K3 dan Sistem Manajemen K3. Organisasi akan memberikan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan ini, mengevaluasi efektivitas dari pelatihan atau tindakan yang diambil, dan menyimpan catatan yang terkait.

Organisasi akan membentuk, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk membuat orang yang bekerja di bawah kontrol mengetahui:

a)        konsekuensi K3 yang sebenarnya atau yang berpotensi, dari kegiatan yang mereka kerjakan, tingkah laku mereka, dan manfaat K3 dalam meningkatkan kinerja pribadi;

b)        peran penting dan tanggung jawab dalam mencapai kesesuaian kebijakan K3 dan prosedur dan persyaratan dari sistem manajemen K3, termasuk kesiapsiagaan dan persyaratan darurat yang segera membutuhkan respon (liat 4.4.7);

c)        potensi konsekuensi dari keberangkatan dari prosedur yang ditetapkan;

d)        Pelatihan prosedur harus mempertimbangkan perbedaan tingkat;

e)        tanggung jawab, kemampuan, kemampuan bahasa dan keaksaraan; dan

f)         risiko.

4.5.3.      Communication, participation and consultation

4.4.3.1.Communication

With regard to its OH&S hazards and OH&S management system, the organization shall

establish, implement and maintain a procedure(s) for

a)        internal communication among the various levels and functions of the organization,

b)        communication with contractors and other visitors to the workplace

c)        receiving, documenting and responding to relevant communications from external interested parties.

4.4.3.2.Participation and consultation

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for:

a)        the participation of workers by their :

·         appropriate involvement in hazard identification, risk assessments and determination of controls,

·         appropriate involvement in incident investigation;

·         involvement in the development and review of OH&S policies and objectives;

·         consultation where there are any changes that affect their OH&S;

·         representation on OH&S matters.

Workers shall be informed about their participation arrangements, including who is their representative(s) on OH&S matters.

b)        consultation with contractors where there are changes that affect their OH&S

The organization shall ensure that, when appropriate, relevant external interested parties are consulted about pertinent OH&S issues.

4.4.3.      Komunikasi, Partisipasi, dan Konsultasi

4.4.3.1.Kumunikasi

Berkenaan dengan para bahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi akan  menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a)        komunikasi internal antara berbagai tingkat dan fungsi organisasi;

b)        komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung ke tempat kerja;

c)        menerima, mendokumentasi dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak-pihak eksternal.

4.4.3.2.Partisipasi dan konsultasi

Organisasi akan membentuk, memelihara dan melaksanakan prosedur untuk:

a)        partisipasi pekerja tentang:

·       sesuai keterlibatan dalam identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan kontrol;

·       sesuai keterlibatan dalam penyelidikan insiden;

·       keterlibatan dalam pengembangan dan review kebijakan dan sasaran K3;

·       konsultasi di mana terdapat perubahan apapun yang akan mempengaruhi K3;

·       perwakilan di persoalan K3 .

Pekerja harus diberitahu tentang aturan keikutsertaan mereka, termasuk perwakilan mereka dalam persoalan K3.

b) konsultasi dengan kontraktor di setiap perubahan yang dibuat yang akan mempengaruhi K3

Organisasi harus memastikan bahwa, bila sesuai, pihak-pihak eksternal yang relevan telah melakukan konsultasi tentang masalah yang berhubungan dengan K3.

4.5.4.      Documentation

The OH&S management system documentation shall include

a)        the OH&S policy and objectives,

b)        description of the scope of the OH&S management system,

c)        description of the main elements of the OH&S management system and their interaction, and reference to related documents,          

d)        documents, including records, required by this OHSAS standard, and

e)        documents, including records, determined by the organization to be necessary to ensure the effective planning, operation and control of processes that relate to the management of its OH&S risks.

NOTE It is important that documentation is proportional to the level of complexity, hazards and risks concerned and is kept to the minimum required for effectiveness and efficiency.

4.4.4.      Dokumentasi

Dokumentasi Sistem Manajemen K3 harus mencakup:

a)        kebijakan dan tujuan K3,

b)        keterangan mengenai cakupan Sistem Manajemen K3,

c)        keterangan mengenai unsur-unsur utama dari Sistem Manajemen K3 dan interaksinya, dan referensi terhadap dokumen-dokumen yang terkait,

d)        dokumen, termasuk rekaman, yang diperlukan oleh standar OHSAS ini, dan

e)        dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh organisasi yang akan diperlukan untuk  perencanaan efektif, operasi dan pengendalian proses yang berkaitan dengan pengelolaan dan risiko K3.

Catatan: Penting untuk diketahui bahwa dokumentasi proporsional dengan tingkat kompleksitas, dan risiko bahaya yang bersangkutan dan dijaga pada level minimum yang dibutuhkan untuk efektivitas dan efisiensi

4.5.5.      Control of documents

Documents required by the OH&S management system and by this OHSAS standard shall be controlled. Records are a special type of document and shall be controlled in accordance with the

requirements given in 4.5.4.

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) to

a)        approve documents for adequacy prior to issue,

b)        review and update as necessary and reapprove documents,

c)        ensure that changes and the current revision status of documents are identified,

d)        ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,

e)        ensure that documents remain legible and readily identifiable,

f)         ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planning and operation\ of the OH&S management system are identified and their distribution controlled, and

g)        prevent the unintended use of obsolete documents and apply suitable identification to them if they are retained for any purpose.

4.4.5.      Pengendalian Dokumen

Dokumen yang diminta oleh Sistem Manajemen K3 dan standar OHSAS ini akan dikontrol. Perekaman adalah jenis dokumen khusus dan harus diatur sesuai dengan  persyaratan yang diberikan dalam pasal 4.5.4.
Organisasi akan membentuk, melaksanakan, dan memelihara prosedur dengan cara:

a)        menyetujui dokumen agar layak untuk diterbitkan,

b)        meninjau dan memperbaharui segala yang diperlukan dan menyetujui kembali dokumen,

c)        memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen pada saat ini teridentifikasi,

d)        memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat yang dapat digunakan,

e)        menjamin bahwa dokumen tetap dibaca dan mudah diidentifikasi,

f)         memastikan bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari luar ditentukan oleh organisasi yang diperlukan untuk perencanaan dan operasi dari manajemen sistem K3 diidentifikasi dan dikontrol distribusinya, dan

g)        mencegah dokumen usang yg tidak diharapkan dan menggunakan identifikasi yg sesuai untuk dokumen-dokumen itu jika dokumen-dokumen itu ditahan untuk beberapa tujuan. 

4.5.6.      Operational Control

The organization shall determine those operations and activities that are associated with the identified hazard(s) where the implementation of controls is necessary to manage the OH&S risk(s). This shall include the management of change (see 4.3.1)

For those operations and activities, the organization shall implement and maintain:

a)        operational controls, as applicable to the organization and its activities; the organization shall integrate those operational controls into its overall\ OH&S management system.

b)        controls related to purchased goods, equipment and services

c)        controls related to contractors and other visitors to the workplace

d)        documented procedures, to cover situations where their absence could lead to deviations from the OH&S policy and the objectives.

e)        stipulated operating criteria where their absence could lead to deviations from the OH&S policy and objectives

4.4.6.      Pengendalian Operasional

Organisasi yang akan menentukan operasi dan kegiatan yang terkait dengan identifikasi bahaya di mana pelaksanaan kontrol diperlukan untuk mengelola resiko K3. Ini akan termasuk perubahan manajemen (lihat 4.3.1)

Bagi operasional dan kegiatannya, organisasi akan menerapkan dan memelihara:

a)        kontrol operasional, seperti yang berlaku pada organisasi dan aktivitasnya; organisasi akan mengintegrasikan operasional kontrol ke dalam keseluruhan Sistem Manajemen K3.

b)        Kontrol yang berkaitan dengan pemesanan barang, alat, dan upah.

c)        Kontrol yang berkaitan dengan kontraktor dan pengunjung ke tempat kerja

d)        Prosedur dokumen, untuk melindungi situasi dimana ketidakadaan mereka dapat mengakibatkan penyimpangan kebijakan dan tujuan K3.

e)        Penetapan kriteria operasi dimana ketidakadaan mereka dapat mengakibatkan penyimpangan kebijakan dan tujuan K3.

4.5.7.      Emergency Preparedness And Response

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s):

a)        to identify the potential for emergency situations,

b)        to respond to such emergency situations.

The organization shall respond to actual emergency situations and prevent or mitigate associated adverse OH&S consequences.

In planning its emergency response the organization shall take account of the needs of relevant interested parties, e.g. emergency services and neighbours.

The organization shall also periodically test its procedure(s) to respond to emergency situations, where practicable, involving relevant interested parties as appropriate.

The organization shall periodically review and, where necessary, revise its emergency preparedness and response procedure(s), in particular, after periodical testing and after the occurrence of emergency situations (see 4.5.3).

4.4.7.      Kesiagaan dan Tanggap Darurat

Organisasi akan membentuk, melaksanakan dan memelihara prosedur :

a)        untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat,

b)        untuk menanggapi situasi darurat seperti itu.

Organisasi akan merespon situasi darurat yang sebenarnya dan mencegah atau mengurangi terkait  konsekuensi K3 yang merugikan.

Dalam perencanaan tanggap darurat organisasi akan mengambil kebutuhan pihak-pihak terkait, misalnya layanan darurat dan tetangga.

Organisasi secara berkala juga akan menguji prosedur  untuk menanggapi situasi darurat, di mana dilaksanakan, yang melibatkan pihak-pihak terkait sebagaimana mestinya.

Organisasi harus secara berkala meninjau, dan jika perlu, dengan merevisi prosedur kesiagaan dan tanggap darurat prosedur, khususnya, setelah uji berkala dan setelah terjadinya situasi darurat (lihat 4.5.3).

4.5.1.      Performance measurement and monitoring

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) to monitor and measure OH&S performance on a regular basis. This procedure(s) shall provide for:

a.         both qualitative and quantitative measures, appropriate to the needs of the organization;

b.        monitoring of the extent to which the organization’s OH&S objectives are met

c.         monitoring the effectiveness of controls(for health as well as for safety)

d.        proactive measures of performance that monitor conformance with the OH&S programme(s), controls and operational criteria;

e.         reactive measures of performance that monitor ill health, incidents (including accidents, near misses, etc.), and other historical evidence of deficient OH&S performance;

f.         recording of data and results of monitoring and measurement sufficient to facilitate subsequent corrective action and preventive action analysis.

If equipment is required to monitor or measure performance, the organization shall establish and maintain procedures for the calibration and maintenance of such equipment, as appropriate. Records of calibration and maintenance activities and results shall be retained.

4.5.1.      Pemantauan dan Pengukuran Kinerja

Organisasi akan membentuk, melaksanakan, dan memelihara prosedur untuk memonitor dan mengukur kinerja K3 secara berkala. Prosedur ini harus dibuat untuk:

a.         baik pengukuran kualitatif dan kuantitatif tindakan, sesuai dengan kebutuhan organisasi;

b.        memantau perluasan yang memungkinkan tujuan K3 Organisasi tercapai.

c.         memantau efektivitas kontrol (untuk kesehatan dan juga keamanan)

d.        mengukur kinerja secara proaktif untuk memantau kesesuaian dengan program K3, kontrol dan kriteria operasional; 

e.         mengukur kinerja secara reaktif untuk memantau sakit, insiden (termasuk kecelakaan, nyaris terjadi, dll), dan bukti catatan lain penyimpangan kinerja K3;  

f.         mencatat data dan hasil pemantauan dan mengukur kecukupan untuk melakukan analisis tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan.

Jika diperlukan peralatan untuk memantau atau mengukur kinerja, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan peralatan tersebut sebagaimana mestinya. Catatan kalibrasi dan pemeliharaan kegiatan dan hasil harus disimpan.

4.5.2.      Evaluation of compliance

4.5.2.1.Consistent with its commitment to compliance (see 4.2c)),

the organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for periodically evaluating compliance with applicable legal requirements (see 4.3.2).

The organization shall keep records of the results of the periodic evaluations.

Note The frequency of periodic evaluation may vary for differing legal requirements

4.5.2.2.The organization shall evaluate compliance with other requirements to which it subscribes (see 4.3.2).

The organization may wish to combine this evaluation with the evaluation of legal compliance referred to in 4.5.2.1 or to establish a separate procedure(s).

The organization shall keep records of the results of the periodic evaluations.

Note The frequency of periodic evaluation may vary for differing other requirements to which the organization subscribes.

4.5.2.      Evaluasi Kepatuhan

4.5.3.1.Konsisten dengan Kepatuhan Komitmennya (lihat 4.2c)

organisasi harus membentuk, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi secara berkala  sesuai dengan hukum yang berlaku (lihat 4.3.2).
Organisasi akan terus catatan hasil evaluasi berkala.
Catatan: Frekuensi evaluasi berkala mungkin berbeda untuk berbagai persyaratan hukum

4.5.3.2.Organisasi Akan Mengevaluasi Kepatuhan dengan Persyaratan lain yang Sesuai (lihat 4.3.2)

Organisasi mungkin ingin menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam 4.5.2.1 atau untuk membentuk prosedur yang terpisah.
Organisasi akan terus menyimpan catatan hasil evaluasi berkala.
Catatan : Frekuensi evaluasi berkala mungkin berbeda untuk berbagai persyaratan lain yang organisasi anut.

4.5.3.      Incident investigation, nonconformity, corrective action and preventive action

4.5.3.1.Incident investigation

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) to record, investigate and analyze incidents in order to

a)        determine underlying OH&S deficiencies and other factors that may be causing or contributing to the occurrence of incidents.

b)        identify the need for corrective action

c)        identify opportunities for preventive action

d)        identify opportunities for continual improvement

e)        communicate the results of such investigations

The investigations shall be performed in a timely manner.

Any identified need for corrective action or opportunities for preventive action shall be dealt with in accordance with the relevant parts of 4.5.3.2.

The results of incident investigations shall be documented and maintained.

4.5.3.2.Nonconformity, corrective action and preventive action

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for dealing with actual and potential nonconformity(ies) and for taking corrective action and preventive action. The procedure(s) shall define requirements for

a.         identifying and correcting nonconformity(ies) and taking action(s) to mitigate their OH&S consequences,

b.        investigating nonconformity(ies), determining their cause(s) and taking actions in order to avoid their recurrence,

c.         evaluating the need for action(s) to prevent nonconformity(ies) and implementing appropriate actions designed to avoid their occurrence,

d.        recording and communicating the results of corrective action(s) and preventive action(s) taken, and

e.         reviewing the effectiveness of corrective action(s) and preventive action(s) taken.

Where the corrective action and preventive action identifies new or changed hazards or the need for new or changed controls, the procedure shall require that the proposed actions shall be taken through a risk assessment prior to implementation.

Any corrective action or preventive action taken to eliminate the causes of actual and potential nonconformity(ies) shall be appropriate to the magnitude of problems and commensurate with the OH&S risk(s) encountered.

The organization shall ensure that any necessary changes arising from corrective action and preventive action are made to the OH&S management system documentation.

4.5.3.      Investigasi Kejadian, Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

4.5.3.1.Investigasi Kejadian

Organisasi harus membentuk, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk merekam, menyelidiki dan menganalisa insiden dalam rangka:

a)        menentukan kekurangan pokok K3 dan faktor lainnya yang dapat menyebabkan atau berkontribusi terhadap terjadinya insiden.

b)        mengidentifikasi perlunya tindakan korektif.

c)        mengidentifikasi peluang untuk tindakan preventif.

d)        mengidentifikasi peluang untuk peningkatan berkelanjutan.

e)        menyampaikan hasil penyelidikan.

Penyelidikan harus dilaksanakan pada waktu yang tepat.
beberapa identifikasi membutuhkan tindakan perbaikan atau kesempatan untuk melakukan tindakan pencegahan sesuai dengan yang terkait pada bagian 4.5.3.2.
Hasil penyelidikan insiden harus didokumentasikan dan dipelihara.

4.5.3.2.Ketidaksesuain, Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

Organisasi harus membuat, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuain aktual dan yang berpotensial dan untuk mengambil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Prosedur harus menentukan persyaratan untuk :

a)        mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuain dan mengambil tindakan untuk meredakan konsekuensi K3 tersebut,

b)        menginvestigasi ketidaksesuaian, menentukan penyebabnya dan mengambil tindakan untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian,

c)        mengevaluasi tindakan yang dperlukan untuk mencegah ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan yang tepat yang dirancang untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian,

d)        mencatat dan menyampaikan hasil dari tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil, dan

e)        meninjau efektivitas dari tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil.

Di mana tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan mengidentifikasi bahaya baru atau yang lainnya atau perlunya kontrol baru atau yang lain, prosedur yang harus memerlukan tindakan yang diusulkan akan diambil melalui penilaian risiko sebelum pelaksanaan.
Setiap tindakan perbaikan atau tindakan pencegahan yang diambil untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian sebenarnya dan yang berpotensi harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan resiko K3 yang dihadapi.
Organisasi akan memastikan bahwa diperlukannya perubahan yang timbul dari tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan dibuat dengan sistem manajemen dokumentasi K3.

4.5.4.      Control of Records

The organization shall establish and maintain records as necessary to demonstrate conformity to the requirements of its OH&S management system and of this OHSAS standard, and the results achieved.

The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) for the identification, storage, protection, retrieval, retention and disposal of records.

Records shall be and remain legible, identifiable and traceable.

4.5.4.      Pengendalian Dokumen

Organisasi harus membuat dan mempertahankan dokumen yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan dari Manajemen Sistem K3 dan standar OHSAS ini, dan hasil yang dicapai.
Organisasi harus membuat, melaksanakan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, media, penyimpanan dan pembuangan dokumen.
Dokumen harus dan akan tetap dibaca, diidentifikasi dan dilacak.

4.5.5.      Internal Audit

The organization shall ensure that internal audits of the OH&S management system are conducted at planned intervals to:

a)        determine whether the OH&S management system

1)      conforms to planned arrangements for OH&S management including the requirements of this OHSAS standard, and

2)      has been properly implemented and is maintained, and

3)      is effective in meeting the organization’s policy and objectives;

b)        provide information on the results of audits to management.

Audit programme(s) shall be planned, established, implemented and maintained by the organization, based on the results of risk assessments of the organization’s activities, and the results of previous audits.

Audit procedure(s) shall be established, implemented and maintained that address

a.         the responsibilities, competencies, and requirements for planning and conducting audits, reporting results and retaining associated records,

b.        the determination of audit criteria, scope, frequency and methods.

Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and the impartiality of the audit process.

4.5.5.      Audit Internal

Organisasi harus memastikan bahwa audit internal dari Sistem Manajemen K3 direncanakan akan dilakukan pada interval ke:

a)        menentukan apakah Sistem Manajemen K3

1)        cocok direncanakan untuk manajemen K3 termasuk persyaratan dari standar OHSAS ini, dan

2)        telah dilaksanakan dengan baik dan dikelola, dan

3)        efektif dalam rapat kebijakan dan sasaran organisasi;

b)        memberikan informasi tentang hasil audit kepada manajemen.

Program audit harus direncanakan, dibuat, dilaksanakan dan dikelola oleh organisasi, berdasarkan pada hasil penilaian resiko dari kegiatan Organisasi dan hasil audit sebelumnya.

Prosedur audit harus dibuat, dilaksanakan dan dikelola

a)        tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan mempertahankan catatan yang terkait,

b)        penentuan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode.

Pemilihan auditor yang melakukan audit harus memastikan objektivitas dan kenetralan dari proses audit.

4.5.6.      Management review

Top management shall review the organization's OH&S management system, at planned intervals, to ensure its continuing suitability, adequacy and effectiveness.

Reviews shall include assessing opportunities for improvement and the need for changes to the OH&S management system, including the OH&S policy and OH&S objectives. Records of the management reviews shall be retained. Input to management reviews shall include

a)        results of internal audits and evaluations of compliance with applicable legal requirements and with other requirements to which the organization subscribes,

b)        the results of participation and consultation (see 4.4.3)

c)        relevant communication(s) from external interested parties, including complaints,

d)        the OH&S performance of the organization,

e)        the extent to which objectives have been met,

f)         status of incident investigations, corrective actions and preventive actions,

g)        follow-up actions from previous management reviews,

h)        changing circumstances, including developments in legal and other requirements related to OH&S, and

i)          recommendations for improvement.

The outputs from management reviews shall be consistent with the organization's commitment to continual improvement and shall include any decisions and actions related to possible changes

a.         to OH&S performance

b.        to OH&S policy and objectives

c.         to resources, and

d.        to other elements of the OH&S management system.

Relevant outputs from management review shall be made available for communication and consultation (see 4.4.3)

4.5.6.      Tinjauan Manajemen

Dewan Direksi  harus meninjau organisasi Sistem Manajemen K3, direncanakan berkala, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan efektivitas.

Review harus menyertakan nilai peluang untuk perbaikan dan perlunya perubahan pada Sistem Manajemen K3, termasuk kebijakan K3 dan tujuan K3. Catatan dari tinjauan manajemen akan disimpan. Masukan untuk tinjauan manajemen harus termasuk:

a.         hasil audit internal dan evaluasi yang sesuai dengan hukum yang berlaku dan persyaratan lainnya dengan persyaratan dimana organisasi tergabung,

b.        hasil partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3)

c.         komunikasi yang sesuai dari pihak-pihak eksternal, termasuk keluhan,

d.        kinerja organisasi K3,

e.         sejauh mana tujuan telah dipenuhi,

f.         status penyelidikan kejadian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan,

g.         tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya,

h.        mengubah keadaan, termasuk perkembangan dalam hukum dan lainnya yang berkaitan dengan persyaratan K3, dan

i.          rekomendasi untuk perbaikan.

hasil dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmen organisasi agar terus diperbaiki dan harus termasuk semua keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan kemungkinan perubahan:

a)        untuk performa K3

b)        untuk kebijakan dan tujuan K3

c)        untuk sumber daya, dan

d)        untuk elemen lain dari Manajemen Sistem K3.

hasil relevan dari tinjauan manajemen harus dibuat tersedia untuk berkomunikasi dan berkonsultasi (lihat 4.4.3)